En fonction des dispositions réglementaires ou contractuelles applicables, cette domiciliation peut être permanente ou temporaire.
Il ne peut s'agir d'une domiciliation admnistrative, c'est-à-dire d'une adresse pour le papier en-tête et la réception du courrier postal ainsi que des lignes de téléphone et de fax. Elle ne peut entraîner de trouble anormal de jouissance, de changement de destination de l'immeuble, ni même l'application du statut des baux commerciaux. En effet, la notion de domiciliation ne doit pas être confondue avec l'exercice d'une activité (à ce sujet, voir l'exercice d'une activité commerciale au domicile du chef d'entreprise ou du dirigeant).
Remarque : l'installation ne peut se faire qu'au domicile du dirigeant (et non d'un associé), c'est-à-dire :
- le directeur général ou le président du directoire pour une SA ;
- le président pour une SAS ;
- le gérant pour une SARL, une EURL ou une SNC.
Depuis la loi n° 2005-882 du 2 août 2005, toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires.
Remarque :
- les dispositions législatives renvoient essentiellement aux règles applicables en matière d'urbanisme (Code de la construction et de l'urbanisme, réglementation préfectorale et/ou municipale) ;
- les stipulations contractuelles renvoient aux clauses du bail d'habitation, du règlement de copropriété et/ou du cahier des charges (dans le cadre d'un lotissement).
Lorsqu'il existe des dispositions législatives ou stipulations contractuelles faisant obstacle à une domiciliation permanente, le représentant légal peut installer le siège à son domicile pour une période qui ne peut :
- ni excéder cinq ans à compter de la création de la personne morale ;
- ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l'occupation des locaux.
La
domiciliation n'est possible que dans le local où le représentant légal de la société a son domicile. La domiciliation dans un local à usage profesionnel est donc exclue.
Attention : désormais, en cas de déménagement avant l'expiration du délai de cinq ans, il est possible de prolonger la domiciliation au nouveau domicile du dirigeant. Toutefois, le législateur n'a pas précisé pour quelle durée cette prolongation pouvait être effectuée. En tout état de cause, cela dépend de savoir s'il existe à nouveau des dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires. Dans ce dernier cas, il se pourrait que la domiciliation ne puisse être prolongée que pour le délai restant à courir.
Préalablement au dépôt de la demande d'immatriculation ou de modification d'immatriculation, le représentant légal doit notifier par écrit (de préférence par lettre recommandée avec demande d'avis de réception postale) au propriétaire, au syndic de copropriété ou au représentant de l'ensemble immobilier, son intention d'user de la faculté ainsi prévue (pour un modèle, voir la rubrique Contrats, modèles).
Avant l'expiration du délai de cinq ans, il faut envisager de prendre à bail un local commercial ou de recourir aux services d'un centre d'affaires. Le représentant légal doit, sous peine de radiation d'office, communiquer au greffe du tribunal de commerce les éléments justifiant le changement de situation du siège.
Remarque : lorsqu'aucune disposition légale ou stipulation contractuelle ne s'y oppose, le siège de la société peut être maintenu dans le local d'habitation, au delà du délai de cinq ans et ce, sans limitation de durée.
Les entreprises de domiciliation ou " centres d'affaires " ont pour activité de servir de siège aux autres entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers. Un contrat de domiciliation doit être conclu entre l'entreprise domiciliée et le propriétaire des locaux ou le titulaire du bail.
L'ordonnance n°2009-104 du 30 janvier 2009 complétée par le décret n°2009-1695 du 30 décembre 2009 prévoient qu'à compter du 1er avril 2010, ces centres d'affaires doivent être titulaires d'un agrément préalable délivré par le préfet du département du lieu du siège social de la société. Les sociétés de domiciliation qui exercent déja l'activité de domiciliation ont jusqu'au 31 décembre 2010 pour régulariser leur situation, en déposant un dossier de demande d'agrément auprès de la préfecture du lieu de leur siège social.
Ce contrat est impérativement :
- rédigé par écrit ;
- conclu pour une durée d'au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation ;
- mentionné au RCS avec indication du nom ou de la dénomination sociale, du numéro unique d'identification et du lieu de l'immatriculation principale de l'entreprise domiciliataire.
Pour un modèle, voir la rubrique Contrats, modèles.
Le domiciliataire doit :
- être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, durant l'occupation des locaux, sauf s'il s'agit d'une personne morale française de droit public ;
- mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi ;
- détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d'activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire ;
- informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier ;
- communiquer aux huissiers de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements propres à joindre la personne domiciliée ;
- fournir, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le quinze janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.
Remarque : ceci ne constitue qu'un minimum légal. Les entreprises de domiciliation peuvent librement proposer d'autres prestations (mise à disposition de matériel, assistance comptable, etc.).
Le fait de ne pas respecter les obligations ci-dessus mentionnées est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 5ème classe (montant pouvant aller jusqu'à 1 500 €).
Le fait de ne pas s'assurer que la personne domiciliée respecte les obligations ci-dessous mentionnés est puni de la même peine.
L'entreprise domiciliée doit :
- utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège social de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation ;
- informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité ;
- déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet ainsi qu'au nom et domicile personnel des personnes ayant le pouvoir d'engager la société à titre habituel ;
- donner mandat à l'entreprise domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.
Dans cette hypothèse, et bien que l'entreprise domiciliataire n'ait pas pour activité de servir de siège à une autre entreprise inscrite au RCS, il sera nécessaire de respecter la réglementation mentionnée ci-dessus. Cependant, l'agrément préalable nécessaire au centre d'affaires n'est pas exigé ici car l'entreprise domiciliataire n'a pas pour activité la domiciliation d'entreprises.
En outre, si elle n'est pas propriétaire des locaux, l'entreprise domiciliataire devra recueillir l'accord écrit du bailleur préalablement à la signature du contrat de domiciliation.
Remarque : l'obligation de rédiger un contrat de domiciliation n'est pas applicable aux sociétés et à leurs filiales lorsqu'elles installent leur siège dans le même local dont l'une a la jouissance.
