Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation.
Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service.
L'acheteur doit la réclamer.
La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire.
Attention : en plus des différentes mentions obligatoires imposées par l'administration fiscale, la facture doit comporter les informations générales communes à tous documents commerciaux
Vous pouvez consulter notre fiche "Quelles sont les mentions obligatoires sur les documents commerciaux".
D'un point de vue fiscal, chaque facture doit impérativement porter les mentions suivantes :
- le nom complet du vendeur (ou du prestataire) et celui du client (ou leur dénomination sociale) ainsi que leur adresse respective (ou le lieu de leur siège social) ;
- leur forme juridique (SARL, SAS ou autres formes) avec mention du capital social le cas échéant ;
- l'adresse de facturation si elle est différente de l'acheteur (ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019)
- leur numéro d'immatriculation au RCS (le SIREN comprenant 9 chiffres), le RM ou l'inscription à l'URSSAF ;
- le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur (ou du prestataire). Cette mention est obligatoire sur toutes les factures, qu'elles correspondent à des opérations réalisées en France, intracommunautaires ou encore à l'exportation ;
En revanche, la mention du numéro de TVA du client reste facultative pour les opérations réalisées en France.
- un numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique et continue. Néanmoins, le professionnel peut établir une numérotation par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de son activité le justifient (par exemple, existence de plusieurs catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques) ;
- la date de délivrance ou d'émission de la facture quand elle est transmise par voie électronique;
- le numéro du bon de commande lorsqu'il a été établi par l'acheteur (ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019.
Sur chaque ligne de la facture, doivent également figurer :
- la date de réalisation de la vente, de la prestation de services ou du versement de l'acompte lorsque cette date est différente de la date de délivrance ou d'émission de la facture ;
- pour chacun des biens livrés ou services rendus : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
- tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération.
Enfin, doivent toujours apparaître :
- le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxes et la taxe correspondante. Si l'assujetti est amené à facturer une TVA autre que la TVA française, l'assujetti doit préciser très clairement qu'il s'agit de la taxe de tel ou tel pays étranger ;
- le cas échéant, la référence à la disposition pertinente du CGI ou à la disposition correspondante de la sixième directive de TVA du 28 novembre 2006 ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération, d'un régime d'auto-liquidation ou du régime de la marge bénéficiaire ;
- la date à laquelle le règlement doit intervenir ;
- les conditions d'escompte. Si vous n’accordez pas d’escompte, vous devez en avertir le client sur la facture par une formule du type : "Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé" ;
- le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement mentionnée sur la facture si le débiteur n'a pas réglé sa dette ;
- la mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.
Vous pouvez également consulter notre "Modèle de facture".
Si le contribuable est adhérent d'un centre de gestion agréé, la mention "Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale".
Remarque : les montants figurant sur la facture peuvent être exprimés dans toute monnaie, pour autant que le montant de la taxe à payer soit déterminé en euros en utilisant le mécanisme de conversion prévu à l'article 266 -1 bis du CGI.
Outre les mentions ayant un caractère général, certains contribuables doivent, en fonction de leur situation, ajouter des mentions supplémentaires sur les factures. Nous en donnons ici quelques exemples.
Les entreprises soumises au régime de la franchise en base de TVA (régime micro, auto-entrepreneur...) doivent obligatoirement porter la mention "TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts". Dans ce cas, aucun montant ni taux de TVA ne doit évidemment figurer sur les factures
Vous pouvez également consulter nos fiches Quel régime de TVA pour votre entreprise ? ainsi que Le régime des micro entreprises.
Dès lors que les conditions d'exonération d'une livraison intracommunautaire de biens sont réunies, doivent être indiqués sur la facture :
Vous pouvez également consulter notre fiche Échanges intracommunautaires de biens : régime de TVA.
- les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l'acquéreur ;
- la mention "Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI".
La facture ne doit pas non plus comporter d'indication de taux ou de montant de TVA puisque l'opération est exonérée de cette taxe.
Lorsque la livraison intracommunautaire d'un moyen de transport neuf est exonérée de TVA (article 298 sexies II du CGI), la facture doit nécessairement comporter les caractéristiques de ce moyen de transport.
À titre d'exemple, pour un véhicule terrestre à moteur, la facture doit contenir les informations suivantes : l'Etat membre de destination du véhicule, la nature de ce véhicule, le genre, la marque, le type et le numéro dans la série du type, la cylindrée ou la puissance fiscale, le cas échéant le numéro d'immatriculation et la date de première mise en circulation, la date de la livraison et la distance parcourue au jour de cette livraison.
Enfin, cette opération étant exonérée de TVA, la facture doit indiquer :
- le prix de vente hors taxes ;
- la mention "Exonération de TVA, article 298 sexies du CGI".
S'il s'agit de fournir des prestations de services à un client installé dans un autre État membre de l’Union européenne, depuis le 1er janvier 2010, le lieu d’imposition des prestations de services entre entreprises est celui où est situé l’acheteur et non plus celui où est établi le prestataire.
En conséquence, en application du système dit de l’auto-liquidation de la TVA, vous ne devez plus faire mention de la TVA sur vos factures, mais vous devez indiquer : "Exonération de TVA, article 283-2 du Code général des impôts".
Toutes les personnes exerçant une activité artisanale (ainsi que les micro-entreprises) sont tenues de mentionner sur leurs devis et factures l'assurance souscrite, les coordonnées de l'assureur et l'étendue de la couverture.
l'ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019 prévoit des amendes administratives pouvant atteindre 75.000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale (sociétés ou association). Le maximum de l'amende encourue est porté à 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale en cas de réitération du manquement dans un délai de deux ans à compter de la date à laquelle la première décision de sanction est devenue définitive.
Chaque mention manquante ou inexacte peut faire l'objet d'une amende fiscale de quinze euros, étant précisé que cette dernière ne peut excéder le quart du montant de la facture litigieuse.
Article 1737 II du CGI
La facture n'est pas seulement un document comptable. Elle est aussi un mode de preuve du contrat commercial. L'acceptation de la facture, souvent tacite résultant de son paiement, équivaut à la reconnaissance de sa dette par le client.
Cependant, l'établissement d'une facture, si cette dernière est contestée dans son montant ou consistance, ne suffit pas à rapporter la preuve, pour le vendeur ou prestataire de services, de la réalité et de l'existence d'une obligation de payer devant être exécutée par le client.
Le vendeur ou prestataire de services devra donc rapporter la preuve :
- d'une part de l'engagement réciproque liant les parties (établissement d'un devis, d'un bon de commande...)
- et d'autre part l'exécution de son engagement entraînant donc le paiement du client (bon de livraison).
Au cours d’un litige, toute pièce utile pourra être prise en considération comme un commencement de preuve (télécopie, courrier électronique même non certifié, lettre, etc...), même si en cas de contentieux avec un consommateur, le commerçant sera soumis à une exigence plus forte en matière d’établissement de la preuve.
