Quels sont les documents essentiels d’une entreprise ?

Certains de ces documents doivent être mis à jour régulièrement, d'autres servent à son identification légale et juridique, d'autres encore sont indispensables à sa gestion.

Le chef d'entreprise, qu'il soit à la tête d'une SA, SAS, SASU, SARL, EURL, SCI ou autre, se doit de régulariser les formalités entourant ces documents mais aussi de les conserver précieusement. Quels sont donc les documents importants d'une entreprise dès sa création ? Tour d'horizon.

Le Kbis

Le Kbis est le premier document que vous recevez à l'ouverture de votre entreprise (sauf pour un entrepreneur individuel exerçant une profession libérale qui n’aura pas de Kbis).

Il s'agit du document qui atteste légalement et juridiquement de sa création. Le Kbis comporte les informations suivantes concernant votre société : 

• Le nom du greffe d’immatriculation ;
• La raison sociale de la société, son signe et son enseigne ;
• Le numéro d’identification (SIREN) ;
• Le code NAF ;
• La forme juridique (SARL, SA, SAS, SCI, EURL…) ;
• Le montant du capital social ;
• L’adresse postale du siège social de la société ;
• L'adresse de l'établissement principal de l'entreprise mais aussi des établissements secondaires ;
• La date de constitution de l'entreprise ;
• La description de l’activité ;
• Le nom du site internet de l’entreprise ;
• La fonction, nom et prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
• L'existence ou non d’une procédure collective engagée à l’encontre de la société ;
• La référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

Il s'agit de la carte d'identité de votre société. Les autres entreprises ou toute personne qui le souhaite peut demander un extrait Kbis pour s'assurer de la légalité de votre entreprise, et de sa situation à l'instant présent. En cas de modification de l'une des lignes ci-dessus, vous devez effectuer une demande de modification au greffe du tribunal de commerce de l'entreprise ou auprès du CFE de la CCI.

Les statuts juridiques de l'entreprise

Parmi les documents importants d'une entreprise demeurent les statuts juridiques de la société.

Ceux-ci sont cruciaux lorsque la société comprend des associés.

Les statuts juridiques reprennent les informations pratiques entourant la société (raison sociale, enseigne, adresse du siège social, greffe, forme juridique de l'entreprise (SA, SAS, SASU, SARL...)) et permettent d'officialiser les liens qui unissent les associés de l'entreprise.

Ces statuts doivent être rédigés avec beaucoup d'attention car ils déterminent les procédures administratives en cas de prises de décision pour l'entreprise, de répartition des pouvoirs entre les associés et les dirigeants, et peuvent également contenir la raison d'être et la mission de l'activité.

Le mode de fonctionnement de la société repose sur ces statuts juridiques.

Généralement, une modification des statuts (sous l'aval de l'ensemble des associés) entraîne une modification du Kbis.

Le pacte d'associés

Il s'agit d'un document allant de pair avec les statuts juridiques de l'entreprise.

Ce pacte d'associés n'est pas obligatoire.

Il permet de sceller des accords entre les associés, tout ou partie d'entre eux.

Ce document a moins de poids juridiquement que les statuts d'une entreprise car il n'est pas remis au Registre du Commerce et des Sociétés. Il demeure confidentiel.

Le pacte d'associés intervient généralement en cas de conflit au sein des associés de l'entreprise créée.

Les livres comptables

Tenir la comptabilité d'une entreprise est un rudiment de l'entrepreneuriat. Dès les premiers instants, il s'agit de faire preuve de beaucoup de rigueur à ce sujet. Il en existe plusieurs et ont tous des rôles comptables différents.

Le livre-journal

Le livre-journal est obligatoire pour toutes les formes juridiques d'entreprise à l'exception des micro-entreprises.

Dans ce livre sont reportées toutes les transactions effectuées quotidiennement par la société.

Une fois de plus, ce livre-journal peut être divisé en trois livres distincts : l'un consacré aux ventes, l'autre aux achats, et le dernier à la banque.

Le grand livre

Le grand livre est obligatoire. Il s'agit d'une reprise du livre-journal. En revanche, plutôt que d'avoir les transactions organisées chronologiquement, ces dernières sont réparties en plusieurs catégories : 

• Les comptes financiers ;
• Les comptes de stocks ;
• Et les comptes d’immobilisation…

Le livre d'inventaire

Comme son nom l'indique, ce livre répertorie l'inventaire des actifs et des passifs de la société concernée mais n'est plus obligatoire depuis 2016. Sont précisées les quantités et les valeurs de chaque ligne comptable.

Le bilan comptable

Ce document comptable permet d'avoir un regard sur le patrimoine de l'entreprise à un moment précis. Il fait état des actifs et du passif de la société.

Le compte de résultat

C'est un document essentiel pour la comptabilité et la croissance de l'entreprise puisqu'il permet de définir si la société est en bénéfice ou en perte. Ce compte de résultat est une base sur laquelle repose les évolutions potentielles de l'entreprise pour l'année suivante, le besoin de financement, les investissements à effectuer.

Les documents que doivent répertorier les sociétés en création et en croissance sont nombreux. Le projet de constitution de société demande donc une rigueur administrative dès les premiers instants. Bon nombre sont communs à toutes les sociétés, d'autres deviennent facultatifs selon la forme juridique de la société en question. Quoi qu'il en soit, il est essentiel pour l'entrepreneur de les tenir à jour et permettent une gestion simplifiée de l'entreprise au quotidien. De plus, prendre l'habitude de gérer ces documents dès la création de la société permet d'être à l'aise en cas de modification de la forme juridique de l'entreprise, qui peut croître et prendre son envol.