Après la tenue de l'assemblée générale d'approbation des comptes, le gérant doit effectuer des formalités de publicité de l'approbation ou du refus de l'approbation des comptes.
Doivent faire l'objet d'un dépôt par correspondance ou directement au greffe du tribunal de commerce :
Ils sont ensuite publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC), à la diligence du greffier.
Le dépôt des comptes s'effectue en un seul exemplaire (depuis le 24 mars 2012 suite à la loi relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives n°2012-387 du 22 mars 2012) daté et certifié conforme par le représentant légal de la société. Le dépôt se fait dans le délai d'un mois suivant l'approbation des comptes (délai porté à 2 mois en cas de dépôt par voie électronique).
En cas de refus d'approbation des comptes annuels, le gérant doit déposer une copie de la délibération de l'assemblée dans le même délai.
Article L232-21 du Code de commerce.
Attention : lorsqu'une personne physique, associé unique d'une EURL assume personnellement la qualité de gérant de la société, elle est dispensée de déposer son rapport de gestion au tribunal. Ce document doit toutefois être tenu à disposition de tout intéressé qui en ferait la demande. Cette dispense est étendue à l'associé unique président de la SAS. Pour en bénéficier, l'activité de la société ne doit pas dépasser à la clôtuire de l'exercice social deux des trois seuils suivants :
Le greffier peut informer le Président du tribunal de commerce du défaut de dépôt des comptes. Le Président peut alors adresser au gérant une injonction de faire.
Le défaut de dépôt des comptes au greffe est désormais sanctionné par une amende de 1.500 euros au plus, portée à 3.000 euros en cas de récidive.
Article R. 247-3 du Code de commerce.
Le non dépôt des comptes annuels peut constituer un des éléments favorisant la mise en cause du dirigeant au titre des fautes de gestion ayant entraîné la défaillance de l’entreprise au préjudice des partenaires commerciaux qui ne pouvaient être bien informés de la situation réelle. Le dirigeant risque alors une condamnation en comblement de passif ou une interdiction de gérer.
Le gérant dispose d'un délai d'un mois pour déposer au greffe du tribunal de commerce deux copies de la délibération de l'assemblée des associés refusant l'approbation des comptes.
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Le procès-verbal de l'assemblée générale d'approbation des comptes est établi par le gérant avec le président de séance. Ce document rappelle, notamment, les noms des associés présents, le texte des résolutions et le résultat des votes.
