Les résultats de l'activité d'une société commerciale sont appréciés périodiquement à la fin de chaque exercice social. Il est donc important de bien choisir la date de clôture de celui-ci.
L'article L. 123-12 du Code de commerce impose à toute personne, physique ou morale, ayant la qualité de commerçant :
La durée peut, à titre exceptionnel, être inférieure ou supérieure à douze mois :
Le plus souvent, la date de clôture coïncide avec l'année civile mais ce n'est pas une obligation. En effet, dès lors que la durée est égale à un an, il est possible de clôturer l'exercice social à n'importe quel moment, même en cours de mois.
Toutefois, la périodicité doit être fixe ce qui signifie que les entreprises ne peuvent pas adopter une date variable (par exemple, le dernier vendredi du mois de décembre).
Certains facteurs doivent être pris en compte avant de déterminer la date de clôture des comptes. Ainsi, les entreprises qui font le plus gros de leur chiffre d'affaires pendant les fêtes de fin d'année ou celles dont l'activité est saisonnière (période estivale) n'ont pas intérêt à choisir le 31 décembre.
Les dates d'ouverture et de clôture de l'exercice peuvent être modifiées au cours de la vie sociale. La durée de l'exercice en cours est alors prolongée ou réduite afin de permettre l'ajustement sur la nouvelle périodicité. Ce changement peut être permanent ou purement temporaire.
Attention : la modification apportée aux dates d'ouverture ou de clôture de l'exercice peut avoir un impact sur les mandats en cours, notamment dans les sociétés anonymes sur ceux des administrateurs, des membres du conseil de surveillance et des commissaires aux comptes.
La décision relève de la compétence exclusive de l'assemblée générale extraordinaire des associés.
La modification de la durée de l'exercice social est possible uniquement si la décision est prise avant l'expiration de l'exercice social en cours et, en cas de réduction de la durée de ce dernier, avant l'expiration de la nouvelle date choisie.
Par ailleurs, la prolongation de l'exercice social ne doit pas faire échec à l'obligation de réunir l'assemblée générale ordinaire au moins une fois par an.
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En cas de contrôles administratifs (essentiellement fiscaux) ou de procédures contentieuses, il est indispensable pour les professionnels d’avoir tenu et conservé tous les documents comptables et sociaux obligatoires liés à leur activité.
