Frais de transports, repas, documentation... autant de charges occasionnées par l'exercice d'une profession par un salarié ou un gérant de société qui peuvent opter entre deux méthodes d'évaluation : déduction forfaitaire ou frais réels.
Les frais professionnels sont définis comme "des frais inhérents à la fonction" qui sont occasionnés directement par l'exercice de la profession dont les revenus sont imposables dans la catégorie des traitements et salaires.
Ces frais sont déductibles du montant brut des rémunérations perçues.
La déduction s'opère normalement selon le mode forfaitaire, par la voie de la déduction de 10 %.
Les contribuables concernés (salariés mais aussi gérants majoritaires, article 62 du Code général des impôts (CGI), gérants minoritaires ou égalitaires) peuvent toutefois, s'ils y ont intérêt, renoncer à cette déduction forfaitaire et demander la déduction des frais réels.
Ce choix est réalisé individuellement et tous les ans par chaque membre du foyer fiscal.
Il est tout à fait possible d'effectuer un choix différent l'année suivante.
Toutefois, le fait que le montant de la déduction de 10 % soit inférieur à la déduction des frais réels ne veut pas forcément dire que cette dernière solution soit la plus avantageuse.
Application de la déduction forfaitaire
La déduction forfaitaire de 10 %, prévue par l'article 83, 3° al. 2 à 4 du Code général des impôts (CGI), est calculée sur l'ensemble des revenus taxés suivant les règles des traitements et salaires (y compris, notamment, les allocations de chômage, indemnités journalières, etc.), après défalcation des cotisations sociales déductibles et, le cas échéant, des intérêts d'emprunts afférents à la souscription au capital de certaines sociétés.
Le montant de cette déduction est compris entre un minimum et un plafond, revalorisés chaque année, qui s'applique distinctement à chaque membre du foyer fiscal.
Ainsi, pour l'imposition des revenus de 2018, le minimum de déduction est fixé à 437 euros, sauf si la rémunération déclarée est inférieure, et son plafond à 12.502 euros.
A noter : pour les chômeurs de longue durée qui se définissent comme des demandeurs d'emploi inscrit pendant 12 mois, le minimum de déduction est 962 euros.
Frais couverts par la déduction forfaitaire de 10 %
La déduction forfaitaire de 10 % couvre les frais professionnels que le contribuable est amené à engager dans l'exercice de ses fonctions.
Il s'agit notamment :
- des frais de déplacement du domicile au lieu de travail ;
- des frais supplémentaires habituels de restauration sur le lieu de travail ;
- des frais de documentation technique personnelle et de mise à jour des connaissances nécessités par l'activité professionnelle.
Remboursement de frais par l'entreprise
Certaines dépenses professionnelles spéciales (frais liés aux déplacements professionnels), non couvertes par la déduction forfaitaire, sont admises en déduction si les dépenses en question :
- ont un caractère professionnel ;
- correspondent à des dépenses réelles ;
- peuvent être justifiées ;
- sont spécifiques (elles ne doivent pas être déjà couvertes par la déduction de 10 %).
Il est possible de renoncer à cette déduction forfaitaire pour opter pour le régime des frais réels.
Attention : chaque membre du foyer fiscal peut choisir entre déduction forfaitaire ou option pour la déduction des frais réels.
Option pour la déduction des frais réels
Les contribuables concernés par le plafonnement de la déduction de 10% peuvent faire état du montant réel et justifier de leurs fais professionnels lorsqu'ils estiment que la déduction plafonnée est insuffisante pour couvrir la réalité de leurs dépenses professionnelles.
Le régime des frais réels, prévu aux trois derniers alinéas du 3° de l'article 83 du CGI, permet de faire état des frais professionnels pour leur montant justifié (notamment sur facture).
Le contribuable aux frais réels doit, en contrepartie, ajouter à son revenu brut imposable la totalité des allocations, remboursements pour frais professionnels perçus et des indemnités pour frais spéciaux d'emploi versées par l'employeur, quelle qu'en soit la forme.
Il s'agit de toutes les indemnités versées au salarié et qui sont liées à leurs frais professionnels. Par exemple, des avances ou les remboursements.
Les frais déductibles
Les frais susceptibles d'être déduits sont principalement :
- les frais de transport du domicile au travail (transports en commun, voiture personnelle ou de fonction) ;
- les frais de repas ;
- les frais de double résidence ;
- les frais vestimentaires (bleus de travail, blouses, chaussures spéciales, etc.) ;
- les frais de formation, de documentation et de voyage ;
- les frais de locaux professionnels ;
- les frais d'informatique.
Conditions de déductibilité
Pour être déduites au titre d'une année, les dépenses exposées doivent respecter les deux conditions suivantes :
- avoir un caractère professionnel : une dépense a un caractère professionnel lorsqu'elle est engagée dans le cadre de l'exercice de l'activité du contribuable en vue d'acquérir ou de conserver ses revenus ;
- être justifiées : il convient de fournir la liste détaillée des frais réels (précisant leur nature et leur montant) et les pièces justificatives correspondantes afin de justifier que les frais déduits ont été effectivement payés au cours de l'année d'imposition considérée.
Cette justification impose de fournir la liste détaillée des frais en utilisant pour cela le cadre "Autres renseignements" de la déclaration de revenus (formulaire n° 2042) ou d'inscrire ces renseignements sur une feuille séparée jointe à la déclaration.
Le contribuable doit être en mesure de justifier les frais dont il demande la déduction. La loi ne précise pas quels justificatifs doivent être fournis.
Mieux vaut donc conserver, pendant 5 ans, l'ensemble des document suivants :
- factures, attestations, billets d'avion, billets SNCF, reçus, tickets de caisse ;
- éventuellement attestation patronale (liste des régions visitées, modes de transports, etc.).
A défaut de justificatione et si les frais semblent disproportionnés, l'administration fiscale peut limiter la déduction à 10 % du salaire, ce qui correspond au taux de déduction forfaitaire.
En contrepartie de la déduction des frais réels, il convient d'ajouter au revenu brut imposable toutes les indemnités pour frais versées par la société (par exemple la participation de l'entreprise à l'achat de titres restaurant).
Option pour le régime
Le choix se fait en principe lors de la souscription de la déclaration d'ensemble des revenus (formulaire n° 2042) en inscrivant le montant de ces frais dans la case prévue à cet effet.
Il peut également être exercé par voie de réclamation formée dans le délai général fixé par l'article R 196-1 du Livre des procédures fiscales (LPF), c'est-à-dire au plus tard le 31 décembre de la deuxième année suivant celle de la mise en recouvrement de l'impôt, ou, si le contribuable a fait l'objet d'une procédure de redressement, dans le délai spécial prévu à l'article R 196-3 du même livre, c'est-à-dire au plus tard le 31 décembre de la troisième année, en principe, suivant celle au cours de laquelle est intervenue la notification du redressement.