La loi Pacte a modifié le seuil d’effectif imposant la mise en place d’un règlement intérieur. Ainsi, depuis le 1er janvier 2020, l’obligation d’établir un règlement intérieur s’impose dès lors que l’entreprise a atteint un effectif de cinquante salariés (et non plus de vingt salariés) pendant 12 mois consécutifs.
Les entreprises de moins de cinquante salariés qui souhaitent établir un règlement intérieur doivent, elles aussi, respecter les conditions d'élaboration prévues par les articles L. 1321-1 et suivants du Code du travail
Attention : le non-respect des obligations prévues aux articles L. 1311-1 et suivants du Code du travail est passible d'une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe, soit 750 euros.
Article R. 1323-1 du Code du travail et article 131-12 et suivants du Code pénal.
Le Code du travail énonce un certain nombre de clauses devant figurer dans le règlement intérieur.
Ces mesures doivent viser à prévenir les accidents du travail et les maladies professionnelles. Il s'agit notamment, lorsque la nature des risques le justifie, d'instructions sur les conditions d'utilisation des instruments de travail, des équipements de protection individuelle et collective, ou encore des substances et préparations dangereuses (exemple : le port des gants).
Par ailleurs, le règlement intérieur fixe les règles de participation éventuelle des salariés au rétablissement de conditions de travail protectrices de leur sécurité et de leur santé.
Les règles énumérées doivent consister en des obligations ou des interdictions dont le non-respect expose le salarié à des sanctions.
Le Code du travail donne une définition très générale de la sanction. Par conséquent, c'est à l'employeur lui-même qu'il appartient de fixer, dans le règlement intérieur, la nature et l'échelle des sanctions applicables dans son entreprise.
De façon générale, les sanctions sont énumérées, par ordre d'importance, en fonction du classement suivant : avertissement, mise à pied disciplinaire, mutation, rétrogradation puis licenciement.
L'employeur doit respecter, dans la fixation de ces sanctions, un double impératif :
- il ne doit pas prévoir de sanctions plus sévères que celles figurant dans la convention collective applicable à l'entreprise ;
- il doit veiller à ne pas établir de sanctions interdites : il s'agit notamment des sanctions pécuniaires (amendes et autres retenues sur salaires) qui font l'objet d'une interdiction générale dans le Code du travail (article L. 1331-2 du Code du travail).
Attention : Toute infraction à cette interdiction est punie d'une amende de 3750 euros portée à 7500 euros en cas de récidive (article L. 1334-1 du Code du travail).
- Les dispositions affirmant le principe de neutralité dans l'entreprise et restreignant la manifestation des convictions des salariés si ces restrictions sont justifiées par l'exercice d'autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché ;
- Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés définis aux articles L. 1332-1 à L. 1332-3 du Code du travail ou par la convention collective applicable ;
- Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ;
- Les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues par le Code du travail.
Certaines mesures sont prohibées dans ce document, à savoir (art. L. 1321-3 du Code du travail) :
- Les dispositions contraires aux lois et règlements ainsi qu'aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement ;
- Les dispositions apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ;
- Les dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation sexuelle ou identité de genre, de leur âge, de leur situation de famille ou de leur grossesse, de leurs caractéristiques génétiques, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille ou en raison de leur état de santé ou de leur handicap
Certaines formalités doivent être respectées lors de l'élaboration du règlement intérieur.
Le règlement intérieur est un acte unilatéral de l’employeur : celui-ci n’a donc pas à le négocier avec les institutions représentatives du personnel. Il doit, en revanche, soumettre le règlement intérieur pour avis au comité social et économique (CSE).
Attention : le défaut de consultation des instances représentatives du personnel est passible d'une amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe, soit de 750 euros. Article R. 1323-1 du Code du travail.
En même temps qu’il fait l’objet des mesures de publicité, le règlement intérieur doit être communiqué, en deux exemplaires, à l’inspection du travail, accompagné de l’avis du comité social et économique (CSE).
Si l'entreprise comporte plusieurs établissements, c'est l'inspection du travail dont relève le siège social de l'entreprise qui est compétente pour exercer ce contrôle.
L'inspecteur du travail peut à tout moment exiger le retrait ou la modification des dispositions du règlement contraires aux exigences légales explicitées ci-dessus.
La loi du 10 août 2018 met en place un rescrit sur le règlement intérieur. Selon cette procédure, l’inspecteur du travail se prononce de manière explicite sur toute demande d'appréciation de la conformité de tout ou partie d'un règlement intérieur aux dispositions des articles L. 1321-1 à L. 1321-3 et L. 1321-6 formulée par un employeur.
Les notes de service ou tout autre document comportant des obligations générales et permanentes relevant du champ du règlement intérieur, sont considérées comme des adjonctions à celui-ci et doivent être soumis aux mêmes dispositions. Toutefois, lorsque l’urgence le justifie, les obligations relatives à la santé et à la sécurité peuvent être appliquées immédiatement dès lors que ces prescriptions sont immédiatement et simultanément communiquées au secrétaire du comité social et économique ainsi qu’à l’inspection du travail.
Le règlement intérieur indique la date de son entrée en vigueur ; celle-ci doit être postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.
