Quelles sont les formalités à effectuer lors de l'embauche d'un salarié ?

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

L'employeur ne peut embaucher un salarié qu'après avoir effectué une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.

La DPAE permet de remplir, en une seule formalité, l'essentiel des obligations incombant à l'employeur lors de l'embauche de salariés.

Cette déclaration est adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d'embauche par voie électronique, télécopie ou lettre recommandée avec demande d’avis de réception, envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.

Attention : le non-respect de cette obligation est passible d'une pénalité d'un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1.095 euros (article L. 1221-11 du Code du travail).

La déclaration doit obligatoirement être souscrite par Internet sur www.net-entreprises.fr pour les employeurs qui ont effectué plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente (art. D 1221-18 du Code du travail).

Affiliation de l'entreprise auprès d'une caisse de retraite complémentaire

Depuis le 1er janvier 2018, c’est lors de l’embauche du premier salarié, et non plus lors de la création de l’entreprise, que l’entreprise doit adhérer à un groupe de protection sociale AGIRC (pour les cadres) et ARRCO et ARRCO (pour les non cadres).

Dans certains secteurs d'activité, la caisse compétente peut être désignée d'office. Dans les autres cas, la désignation est géographique (département ou arrondissement de Paris).

Embauche d'un salarié étranger

Inscription du salarié sur le registre unique du personnel

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur est tenu d'inscrire sur un registre unique du personnel des informations relatives à l'embauche.

Consulter la fiche : Quels sont les registres obligatoires relatifs au personnel ? 

Visite d'information et de prévention

Le décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016 relatif à la modernisation de la médecine du travail prévoit désormais :
 

• soit une première visite d'information et de prévention ;
• soit un examen médical d'aptitude à l'embauche si le salarié est exposé à des risques professionnels. 

Les coordonnées du service de santé au travail compétent géographiquement sont disponibles auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE).

Etablissement du document unique d'évaluation des risques (DUER)

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques dans chaque unité de travail.

Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du Comité Social et Economique (CSE), du médecin du travail et des professionnels de santé, des agents de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale et de l’Organisme Professionnel de Prévention pour le Bâtiment et les Travaux Public (OPPBTP), et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.

Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

Le non-respect de cette obligation est passible de l’amende prévue pour les contraventions de 5ème classe, soit au plus 1.500 € pour les personnes physiques et 7.500 € pour les personnes morales (article R. 4741-1 du Code du travail).

Affichages obligatoires

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :
 

• adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent ;
• adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
• avis de l'existence d'une convention collective ;
• règlement intérieur s'il en existe un ;
• horaire collectif de travaux et durée du repos quotidien ;
• interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise ;
• modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques ;
• liste nominative des membres du CSE avec indication de leur lieu habituel de travail ;
• coordonnées du service d’accueil téléphonique pour la prévention et la lutte contre les discriminations ;
• texte des articles L. 3221-1 à L.3221-7, R.3221-1 et R.3221-2 du Code du travail relatifs à l’égalité de rémunération femmes-hommes ;
• texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal relatifs aux discriminations prohibées ;
• texte des articles 222-33 et 222-33-2 du Code pénal relatifs au harcèlement moral et au harcèlement sexuel ;
• identité et coordonnées du responsable de traitement, des finalités poursuivies, de la base légale du dispositif, de la durée de conservation des données, du droit d’opposition des salariés pour motif légitime, des droits d’accès et de rectification, de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué. Si certaines informations doivent être affichées, d’autres informations peuvent être communiquées « par tout moyen » afin de tenir compte des possibilités offertes par les nouvelles technologies. 

Documents à remettre au salarié

Lors de l'embauche du salarié, l'employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ou de l'accusé de réception délivré par l'organisme destinataire de cette déclaration (URSSA).

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

Le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème classe, soit au plus 750 € pour les personnes physiques et 3.750 € pour les personnes morales (article R. 1227-2 du Code du travail).