La Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE)

Elle a pour objectif de permettre aux partenaires sociaux de rendre des avis éclairés lorsqu’ils sont sollicités par la Direction. C’est cette dernière, le service financier et le service des ressources humaines qui renseignent et mettent à disposition la BDESE. Cette base de données s’adresse aux membres du CSE. Elle regroupe des informations autrefois communiquées séparément : bilan social, informations trimestrielles, orientations stratégiques, documents comptables et financiers, rapports…

Son appellation a évolué au cours des dernières années. Ainsi :

• La Loi de Sécurisation de l’Emploi du 14/06/2013 instaure la Base de Données Unique (BDU) ou Base de Données Economique et Sociale (BDDES). Elle est depuis devenue progressivement obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés à compter de l’année suivante (14/06/2014), et du 14/06/2015 pour les entreprises de plus de 50 salariés.
• Elle a été successivement modifiée par plusieurs textes : la loi Rebsamen en 2015, la loi Travail en 2016, et les ordonnances Macron en 2017.
• La Loi Climat du 22/08/2021 transforme la BDES en BDESE (Décret paru le 26/04/2022)

Attention - En l'absence de constitution de base de données unique, l'employeur est coupable de délit d'entrave. Ce délit est passible d'une amende de 7.500 €.

En cas de BDESE incomplète ou non mise à jour, le CSE peut saisir le président du tribunal judiciaire pour qu'il ordonne à l'employeur la communication des éléments manquants.

Calcul des effectifs

Dans le cas d'une entreprise à établissements multiples, les effectifs sont calculés au niveau global de l'entreprise, et non par établissement. La BDESE comprend alors toutes les données collectées au niveau de l'entreprise, et non par établissement.

Contenu de la Base

L'employeur doit concevoir, mettre en place et maintenir à jour la BDESE. Ce document est différent d’une entreprise à l’autre. Il en fixe les conditions d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation. Les entreprises ont deux possibilités pour définir le contenu de la BDESE :

• Au moyen d’un accord collectif d'entreprise
  Le contenu de la BDESE est fixé librement par l'entreprise. Toutefois, même s’il y a une négociation, la BDESE doit comporter les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise.
  
  Un accord peut uniquement permettre d’exclure les deux rubriques suivantes : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
  
  Un accord peut permettre d’adapter le plan de la BDESE et la périodicité pendant lesquelles les informations sont données.
  Sur la question du format des données sur l’effectif, tout devient dès lors possible au niveau de la base. L’accord est en mesure d’imposer le recours unique à la norme ETP. Ou bien imposer uniquement un recours à un décompte en personne physique. Il est même possible de choisir une norme plus originale telle qu’un décompte de l’effectif uniquement présent en fin de mois, un décompte des bulletins de paie émis, etc. Attention, quelle que soit la norme choisie, la base doit comprendre des explications sur la norme appliquée pour chaque chiffre communiqué.
• En l'absence d'accord d'entreprise, le contenu de la BDESE est imposé par le Code du travail
  Le contenu varie selon que l’entreprise compte plus ou moins 300 salariés.

Mentions obligatoires (article R. 2312-8 du décret n°2022-678 du 26/04/2022) pour une entreprise entre 50 et 299 salariés.

Les informations figurant dans la BDESE portent sur l’année en cours, les 2 années précédentes et les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.

La BDESE peut se présenter sous formes de tableaux et de rapports d'analyse.
L’employeur est libre de communiquer les informations sur l’effectif en fonction de la norme qu’il souhaite. Le seul impératif lui incombant étant de préciser au cas par cas la norme utilisée pour chaque donnée chiffrée liée à l’effectif insérée dans la BDESE.
Toutes les personnes qui ont accès direct à la BDESE d’une entreprise doivent obligatoirement être discrètes, car toutes les informations qui y sont inscrites sont considérées comme étant confidentielles par l’employeur.

Sa forme dépend de l’effectif de l’entreprise. Pour les entreprises entre 50 et 299 salariés, elle est tenue sur un support papier ou sur un support informatique, au libre choix de l’entreprise.
Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez aussi acheter un logiciel lié à votre logiciel de paie, permettant la mise à jour régulière des données.

Délai de mise en place après franchissement du seuil de 50 salariés

Pour une entreprise dotée d’un CSE, qui franchirait le seuil des 50 salariés, la BDESE doit être mise en place dans un délai maximal d’un an suivant la proclamation des résultats de l’élection du CSE (Code du travail, art. L. 2312-2).

Mise à jour de la BDESE

La BDESE sert de support aux consultations récurrentes des élus. Elle doit notamment être mise à jour avant les 3 grandes consultations annuelles. Il faut donc faire la mise à jour avant la consultation en respectant au moins les périodicités du Code du travail relatives à l’organisation du CSE. Les élus doivent pouvoir trouver l’information avant de donner leur avis.