Recruter votre 1er collaborateur : quelles formalités faut-il accomplir ?

Quelles sont les formalités à réaliser avant l’embauche ?

Se procurer sa convention collective s’il y en a une applicable à son secteur d’activité

La convention collective traite de l'ensemble du droit du travail à un secteur donné. Elle est conclue par les organisations syndicales représentatives des salariés et les organisations ou groupements d'employeurs. Elle détermine les conditions d’emploi, de travail et parfois de départ des salariés (période d’essai, durée du travail, rémunération, congés…). Les dispositions de la convention collective peuvent être plus favorables pour le salarié.

Chaque convention indique son champ d’application au niveau géographique (national, régional ou départemental) et au niveau professionnel (interprofessionnel, branche, entreprise).

L'employeur doit respecter les dispositions de la convention collective.

Où se procurer sa convention collective ?

• sur le site de Légifrance (gratuit)
• sur le site de la documentation française pour commander

Affilier votre entreprise auprès d'une caisse de retraite complémentaire

Jusqu’au 31 décembre 2017, dès qu’une entreprise était créée elle devait dans les 3 mois suivant sa création et quels que soient sa forme juridique et ses secteurs d’activité, adhérer à une caisse de retraite complémentaire Agirc Arrco, même si elle n’avait pas de salarié.

Depuis le  1er janvier 2018, toutes les entreprises créées doivent adhérer à une caisse de retraite complémentaire uniquement lorsqu’elles embauchent leur 1er salarié.

Depuis le 1er janvier 2019 les caisses ARRCO et AGIRC ont fusionné.

Lors de chaque embauche, l’entreprise devra contacter la caisse pour lui fournir un certain nombre de renseignements sur le salarié.

Vérifier l’autorisation de travail pour l’embauche d’un salarié étranger (Article R5221-41 et suivants. du code du travail)

Pour s'assurer de l'existence de l'autorisation de travail d'un étranger que vous envisagez d'embaucher (en dehors des ressortissants de l'Espace économique européen -Union européenne, Islande, Norvège, Liechtenstein et Suisse), vous devez adresser au moins deux jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche, au préfet du département du lieu d'embauche ou, à Paris, au préfet de police une lettre datée, signée et recommandée avec avis de réception ou un courrier électronique, comportant la transmission d'une copie du document produit par l'étranger. 

Le préfet vous notifie sa réponse par courrier, télécopie ou courrier électronique dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande. A défaut de réponse dans ce délai, votre obligation de s'assurer de l'existence de l'autorisation de travail est réputée accomplie.

Cette démarche n'est toutefois pas obligatoire lorsque l'étranger vous présente un justificatif d'inscription sur la liste des demandeurs d'emploi délivré par Pôle emploi (Article L. 5221-8 du Code du travail).

Etablir la Déclaration Préalable à l’embauche (DPAE) 

La Déclaration se fait auprès de l’URSSAF 8 jours au plus tôt avant l’embauche.
Elle permet de faire une seule déclaration auprès de l’URSSAF pour 6 formalités.

• Déclarer sur le site net-entreprises.fr ou sur urssaf.fr s'il s'agit de votre premier salarié afin de créer votre compte employeur.
• Remettre au salarié lors de l’embauche la copie de la déclaration ou l’accusé réception
  Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Si vous n’effectuez pas de DPAE vous vous exposez à :

• des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration,
• des sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 3,65 € en 2021, soit 1 095€),
• des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :

• 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique,
• 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.

Bon à savoir : S’il s’agit d'une première DPAE et si cette embauche ne se concrétise pas, vous devez en informer votre Urssaf rapidement, afin d'interrompre l'ouverture de votre compte employeur.

Effectuer une déclaration auprès de l’inspection du travail

En plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :

• Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
• Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci.

Planifier un examen médical d'aptitude pour les salariés occupant un poste à risque (remplace la visite médicale d’embauche)

La loi du travail du 8 août 2016 a allégé les règles du suivi médical des salariés. Ainsi depuis le 1er janvier 2017 la visite médicale d’embauche avant toute embauche est supprimée et est remplacée par une visite d’information et de prévention qui doit avoir lieu dans les 3 mois à compter de la prise effective du poste de travail.

Toutefois les salariés occupant un poste à risque doivent bénéficier d'un suivi individuel renforcé de son état de santé comprenant un examen médical d'aptitude, qui va se substituer à la visite d'information et de prévention, et qui est effectué par le médecin du travail préalablement à l’embauche.

N.B : Les postes à risque sont ceux qui exposent les travailleurs à l'amiante ; au plomb ; aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction ; aux agents biologiques des groupes 3 et 4 mentionnés à l'article R. 4421-3 ; aux rayonnements ionisants ; au risque hyperbare ; au risque de chute de hauteur lors des opérations de montage et de démontage d'échafaudages.

Planifier pour les travailleurs de nuit et les salariés âgés de moins de dix-huit ans la visite d'information et de prévention qui doit avoir lieu préalablement à leur affectation sur leur poste.

Quelles sont les formalités à réaliser après l’embauche ?

Planifier la visite d’information et de prévention (VIP)

Depuis le 1er janvier 2017 la visite médicale d’embauche est supprimée et remplacée par une visite d’information et de prévention (VIP).

La visite d’information et de prévention (VIP) est obligatoire ! Le fait de ne pas la réaliser peut représenter un réel risque pour l’employeur en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, notamment en cas de contentieux. 

Tout salarié doit bénéficier, dans un délai qui n'excède pas trois mois à compter de la prise effective du poste de travail d'une visite d'information et de prévention.

Contrairement à la visite médicale obligatoire d’embauche, la visite d’information et de prévention n’a pas pour objet de s’assurer de l’aptitude médicale du salarié à occuper son poste.

Elle est réalisée par le médecin du travail ou bien sous l’autorité du médecin du travail, par un médecin collaborateur, un interne en médecine du travail, ou un infirmier.

Le travailleur doit bénéficier au moins tous les 5 ans d’une visite d’information et de prévention.

Informer votre salarié sur les dispositions conventionnelles applicables à l'entreprise

• Afficher un avis sur le lieu de travail, indiquant l'existence de la convention collective  et précisant où et dans quelles conditions elle peut être consultée par votre salarié.
• Faire apparaître sur le bulletin de paie de votre salarié l’intitulé de la convention collective. Il peut être aussi mentionné sur son contrat de travail.

Proposer obligatoirement une mutuelle d’entreprise à votre salarié

Depuis le 1er janvier 2016, toutes les entreprises doivent souscrire une complémentaire santé collective pour leurs salariés (sauf s’ils disposent déjà d’une couverture complémentaire) en complément des garanties de base d’assurance maladie de la sécurité sociale.

L’entreprise choisit librement l’assureur, auprès de qui elle négocie le contrat d’assurance. Les partenaires sociaux peuvent toutefois recommander un organisme qui sera choisi après une mise en concurrence.

La couverture collective obligatoire doit remplir les conditions suivantes :

• La participation financière de l’employeur doit être au moins égale à 50% de la cotisation
• Le contrat doit respecter un socle de garanties minimales (paniers de soins minimum)
• Le contrat est obligatoire pour les salariés (sauf en cas de refus dans les cas prévus par la réglementation).

Cette couverture obligatoire de base, ou panier de soins minimal, comprend la prise en charge :

• du ticket modérateur à 100% ;
• du forfait journalier en cas d’hospitalisation à 100% ;
• des frais dentaires (prothèses et orthodontie) pour 125% du tarif conventionnel ;
• des frais d’optique par période de 2 ans selon des forfaits de 100 à 200 €.

Si votre convention collective ou un accord d’entreprise prévoient un panier de soin plus élargi, vous devez vous y conformer.

Conserver une copie des bulletins de paie pendant au moins 5 ans

Tenir le registre unique du personnel

Dès la première embauche, l'employeur est tenu d’avoir un registre du personnel qui doit comporter les mentions obligatoires suivantes dans l'ordre des embauches, concernant chaque salarié :

• identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
• carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise,
• type de contrat : par exemple, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)...
• pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail,
• pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. L’employeur peut choisir d’utiliser d’autres moyens que le support papier, ceux-ci doivent offrir alors des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Attention : Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

En cas de registre absent, de mentions erronées ou incomplètes, l’employeur devra s’acquitter en cas de contrôle, de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Réaliser le  document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER)

Vous êtes tenu, en vertu de l’obligation générale de sécurité qui vous incombe, d’évaluer les risques éventuels et de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé de vos salariés. Vous devez donc à ce titre, élaborer et tenir à jour tous les ans un document unique d'évaluation des risques qui recense l'ensemble des risques pour la santé et la sécurité de votre personnel.

Afficher des documents informatifs

Vous êtes tenu d’afficher un certain nombre de consignes, d’adresses, de numéros d’urgence et d’informations à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué. La liste des affichages obligatoires dépend de la taille de votre entreprise. 

Depuis les deux décrets du 20 octobre 2016, certains documents ne font plus l’objet d’un affichage obligatoire mais seulement d’une information par tout moyen.

Tableau récapitulatif des principales informations à communiquer :
 

Informer et former votre salarié à la sécurité

Information de votre salarié

Le simple affichage d’une consigne de sécurité ne suffit pas. Pour son application, il faut que celle-ci soit diffusée et expliquée à vos salariés afin qu’ils aient une connaissance effective de la consigne et des modes opératoires.

Vous devez informer lors de l’embauche et chaque fois que c’est nécessaire sur :

• Les modalités d’accès au Document Unique d’évaluation des risques ;
• Les mesures de prévention des risques identifiés dans le Document Unique d’évaluation des risques ;
• Le rôle du service de santé au travail et, le cas échéant, des représentants du personnel en matière de prévention des risques professionnels ;
• Les dispositions contenues dans le règlement intérieur si vous en avez un, en matière de santé et de sécurité ;
• Les consignes de sécurité incendie et l’identité des personnes chargées de la mise en œuvre des mesures prévues.

Formation de votre salarié

Une formation à la sécurité est dispensée lors de l’embauche et chaque fois que nécessaire (article R.4141-2 du code du Travail), par exemple, en cas de changement de poste de travail ou de technique ou encore, à la demande du médecin du travail, après un arrêt de travail d’une durée d’au moins 21 jours.

La formation  a pour objet d’instruire vos salariés des précautions à prendre pour assurer leur propre sécurité et, le cas échéant, celle des autres personnes travaillant dans l’établissement.

Elle porte sur :

• Les conditions de circulation dans l’entreprise ;
• Les conditions d’exécution du travail ;
• La conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

Comment simplifier vos formalités d’embauche ?

Un dispositif gratuit et facultatif destiné à simplifier les formalités sociales liées à l'emploi de vos salariés et à vous faire gagner du temps dans la gestion administrative de votre personnel a été mis en place par l’URSSAF, il s’agit du Titre emploi service entreprise (Tese).

L'adhésion et les déclarations s'effectuent obligatoirement en ligne.

Conditions pour que vous en bénéficiez :

• Votre entreprise doit relever du régime général
• Vous devez avoir moins de 20 salariés
• Quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage jusqu’à 11 salariés..)

Pour quelles formalités ?

• la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
• le contrat de travail
• le calcul des cotisations dues et mise à disposition d’un décompte de cotisations sociales 
• un règlement unique auprès de l’URSSAF pour l’ensemble des cotisations et contributions sociales
• le bulletin de paie ;
• les états récapitulatifs mensuels et annuels pour faciliter le passage des écritures comptables 
• les déclarations sociales annuelles (dont la déclaration annuelle de données sociales/DADS) pour les salariés déclarés dans le cadre du Titre emploi service entreprise ;
• l'attestation fiscale pour les salariés...

Comment bénéficier de ce dispositif ?

• Adhérez en ligne
• Complétez et validez en ligne le formulaire de contrat de travail avant l’embauche de votre salarié
• Complétez et validez le volet social qui permettra l’établissement de chaque bulletin de paie
• Voir le guide pratique pour vos déclarations en ligne

Qui gère ce dispositif ?

Deux centres nationaux gèrent le Titre emploi service, Paris et Bordeaux  avec une répartition par secteurs d’activité.