La prise de références en recrutement : cadre légal et méthodologie

Qu'est-ce que la prise de références en recrutement ?

La prise de références consiste à prendre contact avec les anciens employeurs ou collaborateurs d'un candidat pour vérifier les informations partagées lors de l'entretien. Elle permet de vérifier la véracité des informations (missions, compétences, dates, etc.) et de mieux comprendre la personnalité du candidat, ses forces, ses faiblesses, et sa façon de travailler. Même si la prise de références n'est pas systématique, elle peut être décisive pour confirmer ou infirmer le choix d'un candidat.

Quel est le cadre légal de la prise de références ?

Demande d’autorisation après du candidat

Selon la loi, le recruteur doit obtenir l'autorisation écrite du candidat avant de contacter ses anciens employeurs (article L. 1221-8 du Code du travail « Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. » et article L.1221-9 du code du travail « Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance »).

D’autre part, la réglementation de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) relatif à la protection des données personnelles, vient compléter le cadre légal de cette pratique en indiquant que « Le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stages, clients, fournisseurs…) est permis dès lors que le candidat en a été préalablement informé. »

Il est donc interdit de réaliser une prise de références sans avoir eu l’accord préalable du candidat, même si celui-ci les a mentionnées sur son CV.

Cette autorisation doit être écrite pour garantir sa validité et éviter tout conflit ultérieur. Elle doit ainsi mentionner les coordonnées et fonction de ces anciens employeurs, la durée de validité de cet accord, le nom et prénom avec la date et signature du candidat.

Enfin, il est essentiel de rappeler au candidat qu’il a tout à fait la possibilité de refuser cette demande de prise de références.

Ce refus peut être interprété de différentes manières par le recruteur car cela peut vouloir dire que le candidat a quelque chose à cacher ou qu’il souhaite préserver la confidentialité de ses relations professionnelles.

Dans tous les cas, il est nécessaire de respecter ce choix sans que cela n’ait un impact négatif sur la candidature et de ne pas procéder à un contrôle de références sans son accord explicite.

Respect de la vie privée du candidat

Le recruteur doit aussi respecter certaines règles sur les informations demandées, évitant les questions intrusives concernant la vie privée du candidat.

Les questions que vous allez poser à l’ancien employeur doivent uniquement vous permettre de vérifier la capacité de votre candidat à occuper le poste que vous avez à pourvoir.

La prise de références doit ainsi porter sur des éléments factuels comme la durée du poste, la fonction occupée, nature du contrat, type de mission, ses résultats. Il faudra donc se concentrer uniquement sur des questions d’ordre professionnel (compétences et expériences du candidat.).

Il est important que l’ancien employeur reste objectif et ne partage que des informations factuelles.

Voir « l’Entretien d'Embauche : Les questions à éviter pour ne pas discriminer »

Quelle méthodologie appliquer pour réaliser la prise de références ?

Obtenir l'accord du candidat

Expliquer le processus : Assurez-vous que le candidat comprenne bien pourquoi vous prenez des références et comment ces informations seront utilisées. Ceci contribue à instaurer un climat de transparence et de confiance.

Rédiger une autorisation : Préparez un formulaire d'autorisation écrit. Ce document doit inclure :

• Les noms et coordonnées, fonctions des personnes à contacter
• Le type d'informations que vous allez vérifier
• La durée pendant laquelle vous pouvez conserver ces informations

Choisir le bon timing

Il est généralement conseillé de contacter les référents une fois que vous avez réalisé le 1er entretien d’embauche des candidats les plus prometteurs. Cela permet de concentrer vos efforts sur les candidats les plus sérieux.

Il est préférable aussi de ne pas contacter systématiquement les anciens employeurs pour chaque poste pour lequel vous recrutez. En effet, seuls les postes à forte valeur ajoutée ou responsabilité peuvent nécessiter une prise de références car cette pratique peut vite devenir chronophage et prendre beaucoup de temps. Il est donc important de prévoir des délais suffisants pour ne pas ralentir le processus de recrutement.

Cibler les référents

Il est important de cibler les référents qui ont travaillé directement avec le candidat, ce qui permettra d’avoir des réponses concrètes à vos interrogations. Il aura vu l’évolution de ce dernier et saura vous dire quelles sont ses qualités et compétences professionnelles.

Se fier à un seul jugement reste toujours un peu risqué. Il est préférable en effet, que la prise de références ne se fassent pas qu’auprès d’un seul interlocuteur pour éviter tout règlement de compte et cela permet aussi de recouper des sources d’informations différentes.

L’ancien employeur, s’il accepte de répondre à une demande de référence, devra respecter certaines règles lorsqu’il communiquera des informations sur le candidat. Il doit ainsi rester objectif et factuel, ne pas divulguer des informations personnelles. Enfin, il doit pouvoir justifier professionnellement les retours négatifs. Il est en effet interdit de diffamer un ancien salarié ou de fournir des informations mensongères.

Poser des questions pertinentes et utiles

Avant de contacter les référents, il est nécessaire de préparer en amont une liste de questions spécifiques pour permettre d’apprécier la capacité du candidat à occuper le poste proposé.

Il est important de poser des questions ouvertes permettant aux référents de donner des réponses détaillées.

Voici quelques exemples de questions :

• Contexte professionnel : Pouvez-vous décrire le poste et les responsabilités du candidat pendant qu'il travaillait avec vous ?
• Compétences techniques : Quelles compétences techniques le candidat a-t-il démontrées dans son rôle ? Peut-il maîtriser de nouveaux outils ou logiciels rapidement ?
• Qualités personnelles : Comment décririez-vous le style de communication du candidat ? Est-il proactif dans la résolution de problèmes ?
• Travail en équipe : Le candidat travaillait-il bien en équipe ? Comment gérait-il les conflits ou les désaccords ?
• Fiabilité et éthique de travail : Le candidat respectait-il les délais et les engagements ? Est-il fiable et digne de confiance ?
• Exemples concrets : Pouvez-vous donner un exemple de projet ou de tâche que le candidat a particulièrement bien réalisé ?
• Potentiel de développement : Voyez-vous des domaines où le candidat pourrait encore se développer ou s'améliorer ?

Assurer la confidentialité

Limiter l'accès aux informations : Les informations obtenues doivent être accessibles uniquement aux membres de l'équipe de recrutement directement impliqués dans le processus.

Stocker les données en sécurité : Assurez-vous que les informations sont stockées de manière sécurisée, conformément à la réglementation sur la protection des données.

Utilisation éthique : Utilisez les informations uniquement pour le processus de recrutement et ne les partagez pas avec des tiers sans le consentement explicite du candidat.

La prise de référence est un outil de sécurisation de recrutement permettant d’obtenir des informations précieuses pour valider un choix de recrutement. Pour qu’elle soit utile et pertinente, elle doit être réalisée avec méthode et rigueur, dans le respect des règles légales et éthiques.