Il permet la traçabilité de vos actions. Il vous permettra d’établir des prévisions de dépenses, un catalogue de formation interne et un bilan des sommes annuelles engagées, collectivement ou individuellement.
L'employeur doit participer au financement des actions de formation continue de son personnel et des demandeurs d'emploi, en payant une contribution annuelle.
Son montant dépend du nombre de salariés.
La contribution est calculée sur la masse salariale brute, c'est-à-dire sur le montant total des rémunérations imposables et des avantages en nature versés pendant l'année au personnel : salaires, cotisations salariales, primes, gratifications, indemnités, pourboires notamment.
Son taux est de 0,55% pour une entreprise de moins de 11 salariés, d’1% au-delà.
Depuis le 1er janvier 2022, un transfert de compétences a été opéré des OPCO vers l’Urssaf. C’est désormais l'Urssaf qui collecte les cotisations des entreprises relatives à la CFP, via la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Parmi les obligations qui incombent à l’employeur en matière de formation professionnelle : il doit permettre l’adaptation au poste de travail de ses salariés et leur maintien dans l’emploi .
II peut également proposer des actions qui participent au développement des compétences (article L 6321-1 du code du travail).
L’employeur a aussi une obligation de formation générale à la sécurité (art. L 4121- et L. 4121-2 du code du travail).
Dans les entreprises de plus de 11 salariés, le Comité Social et Economique (CSE) est consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle. Cette consultation porte chaque année sur les orientations de la formation professionnelle dans l’entreprise et sur le plan de développement des compétences (article L 2312-24 du code du travail).
Lorsqu’il y est invité par son employeur, un salarié ne peut pas s’opposer (sauf cas particuliers) au suivi d’une formation. La demande de l’employeur relève de son pouvoir de direction, ne pas s’y soumettre peut être qualifié de faute professionnelle pouvant justifier, le cas échéant, un licenciement.
Ainsi, le départ en formation est assimilé à l’exécution normale d’un contrat de travail. Les formations obligatoires sont des heures de travail : elles doivent être rémunérées en tant que telles et dispensées pendant le temps de travail.
De son côté, un salarié peut prendre l’initiative de demander à suivre une formation à inscrire au PDC de l’entreprise.
La loi n’impose aucune procédure : la demande et la réponse sont formulées librement, selon les usages ou les dispositions conventionnelles qui peuvent exister dans l’entreprise.
L’employeur est libre de refuser ou d’accepter.
Ces questions peuvent également être abordées entre l’employeur et le salarié, à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation, ou à l’occasion de l’entretien professionnel – obligatoire tous les 2 ans.
En matière de formation, chaque employeur doit adhérer à un Opérateur de Compétences (OPCO). Il en existe 11, regroupant 329 branches professionnelles. Créés le 1er avril 2019 suite à la loi du 5 septembre 2018 sur la réforme de la formation professionnelle, les OPCO remplacent les 20 OPCA qui existaient jusqu’alors.
Ces organismes - agréés par l'Etat - sont chargés de financer l'apprentissage, d’aider les branches professionnelles à construire leurs certifications professionnelles et de guider les PME dans la définition de leurs besoins en formation.
Sous conditions (à étudier avec votre interlocuteur OPCO), certaines des formations inscrites à votre plan de développement des compétences pourront être prises en charge par celui-ci.
- Votre entreprise est déjà, selon vous, adhérente à un OPCO mais vous souhaitez le vérifier ? Utilisez le site cfadock : en entrant le SIRET de votre entreprise (sans aucun espace) sur le site, votre OPCO s’affichera.
- Si vous n’êtes pas encore affilié, munissez-vous de votre numéro de Convention Collective (IDCC) pour déterminer à quel OPCO vous adresser dans la liste suivante : annuaire des OPCO.
Votre OPCO peut vous orienter pour définir au mieux la forme de votre Plan de Développement des Compétences.
Son site web met généralement à votre disposition des modèles ou des outils pratiques pour vos démarches.
Il recense également des prestataires de formation référencés (QUALIOPI, CPF, proposant des tarifs pré-négociés).
Enfin, c’est l’OPCO qui statue sur le montant de la prise en charge de chacune des formations que vous lui soumettrez.
Pensez à solliciter votre OPCO avant d’avoir engagé une dépense de formation. Cela vous permettra d’ajuster le thème et le prestataire afin de bénéficier d’une prise en charge optimum.
Votre OPCO doit être un partenaire dans votre planification de formation.
Cet outil peut prendre la forme d’un fichier Excel (composé d’un onglet par année) ou celle d’un module intégré de votre SIRH.
Dans le cas d’un fichier Excel, il sera utile d’intégrer 3 grandes catégories :
- les données liées au salarié et à son poste de travail (nom, prénom, temps de travail, nature du contrat, ancienneté, salaire brut mensuel…)
- les données quantitatives et qualitatives liées à la formation (nature et contenu du besoin, organisme, durée en heures de la formation, format de la formation, lieu, dates, feuille de présence, satisfaction du salarié…)
- le coût et le financement de la formation (coût de la formation, frais de transport, frais d’hébergement et de restauration éventuels, prise en charge employeur, prise en charge OPCO, prise en charge salarié via CPF éventuelle…).
Il sera complété en plusieurs étapes :
| |
Action |
Période |
| 1 |
Pour préparer les entretiens annuels ou professionnels, pré-complétez le fichier, en insérant - pour chaque collaborateur - autant de lignes que de besoins de formation |
Avant
les EA ou EP |
| Dans le cadre de leur préparation aux entretiens annuels ou professionnels, sensibilisez vos salariés sur le CPF et incitez-les à consulter le solde de leur compte personnel |
| 2 |
Durant les entretiens annuels ou professionnels, collectez auprès de chaque collaborateur ses souhaits/ besoins de formation professionnelle (en rapport avec son poste actuel ou sa prochaine évolution de carrière) |
Pendant
les EA ou EP |
| 3 |
Intégrez les souhaits de vos collaborateurs dans votre PDC, si certains font doublon avec vos projections, n’entrez qu’une ligne |
Après
les EA ou EP |
| Déterminez une première enveloppe budgétaire affectable à la formation |
Affinez votre budget préliminaire en croisant :
- un échange avec votre OPCO sur son niveau de prise en charge (ou pas) de vos souhaits de formation, et
- la sélection de prestataires pour prendre connaissance de leurs tarifs et des dates des prochaines sessions de formation |
| 4 |
En fonction de votre enveloppe définitive et de vos priorités opérationnelles, arbitrez sur le nombre de formations pour chacun de vos salariés. Certains pourront obtenir plusieurs formations, d’autres aucune. L’idéal serait de servir chacun à minima, mais des priorités réglementaires, métiers ou outils peuvent s’imposer à vous et grever votre enveloppe |
| 5 |
Informez vos salariés de votre arbitrage en argumentant votre décision |
| Conservez leurs souhaits non satisfaits dans votre fichier pour l’année N+1 (étape 1). Cela vous permettra de prouver à vos salariés votre considération et de crédibiliser vos échanges lors des entretiens annuels ou professionnels |
| 6 |
Fixez votre Plan annuel final (nombre d’actions, prestataires, coût, dates de sessions) |
| Inscrivez vos collaborateurs aux sessions |
| 7 |
Récoltez les attestations de présence et avis de vos salariés sur la qualité de sessions auxquelles ils ont participé |
Si certaines formations ont donné toute satisfaction à vos salariés, inscrivez les prestataires et sujets de formation dans votre catalogue de formation interne.
Si de prochains collègues rencontrent des besoins similaires à ceux déjà exprimés, vous pourrez vous diriger vers votre catalogue pour y répondre et pourquoi pas négocier des tarifs liés à vos volumes/ votre fidélité auprès d’un prestataire ? |
