Onboarding : Le parcours d'intégration d'un collaborateur

La période d’essai mentionnée dans le contrat de travail qui vous lie permet de rompre mutuellement votre accord de manière souple durant les premières semaines de votre collaboration.

Pour qu’un recrutement devienne un succès, il faut donc que cette période de test mutuel soit concluante.

Pour encadrer l’exercice, un employeur doit être vigilant sur trois points essentiels : les formalités d’embauche, l’accueil sur site et le suivi de la période d’essai.

Quels sont les marqueurs de chacun de ces points ?

Les formalités d’embauche

Une embauche bien organisée donne à votre nouveau collaborateur le ton du professionnalisme que vous serez en droit d’attendre de sa part en retour :

• Respect des délais : une lettre d’embauche (utile au collaborateur pour pouvoir poser sa démission) se transmet dans la semaine suivant la décision d’embauche. Un contrat de travail doit avoir été signé idéalement avant l’intégration, au plus tard, le jour de l’arrivée de votre collaborateur
• Maîtrise des process : en tant qu’employeur, vous devez connaitre les droits et devoirs de votre salarié. Synthétisez les justificatifs nécessaires à son embauche dans un mail.
• Clarté : expliquez-lui les étapes de son intégration, à fortiori si votre nouvelle recrue est junior et connait mal les règles du marché du travail • Transparence : soyez clairs sur vos besoins, les dates de réception attendues et vos contraintes périodiques
• Disponibilité : restez joignable pour répondre à toute question qu’il pourrait vous poser sur son intégration

L’accueil sur site

Chaque collaborateur possède un rôle dans cette étape, mais les responsabilités et les initiatives ne sont pas les mêmes.

L’acteur-clé de l’accueil au sein de votre entreprise sera le superviseur de votre nouvelle recrue. Après avoir présenté votre collaborateur à la Direction, à son équipe directe, après avoir fait un tour des bureaux et des locaux et pris une pause de convivialité, invitez-le à un échange à deux pour lui indiquer les grandes lignes des règles de fonctionnement internes.

C’est le moment de lui remettre un livret d’accueil. Evoquez avec lui l’agenda de sa première semaine, ses rendez-vous et ses objectifs, votre présence sur site et vos disponibilités pour répondre à ses questions.

Si vous avez la chance d’avoir un effectif un peu dimensionné, vous pouvez répartir les rôles différemment. En plus du rôle de supervision de son manager, vous pouvez mettre en place un système de mentorat interne.

A tour de rôle, des collaborateurs volontaires se mettront à la disposition d’un nouvel entrant pour l’orienter dans ses nouvelles fonctions, l’informer des pratiques internes et l’aider à s’intégrer au groupe.

Enfin, si vous pratiquez le télétravail à temps plein, ou que votre collaborateur vous rejoint dans une période exceptionnelle ou le télétravail prend le pas sur la présence sur site, insistez sur une orientation visuelle de votre salarié. Vous pouvez ainsi organiser un échange d’accueil en visio, lui faire parvenir le livret d’accueil par mail (ou lui indiquer comment le télécharger sur votre site intranet), vous pouvez lui faire faire une visite des locaux filmée avec un téléphone ou encore organiser un café-visio pour lui présenter ses collègues pour un moment de convivialité digitale.

Le suivi de la période d’essai

Selon la durée de la période d’essai de votre collaborateur, organisez des points réguliers. Intégrez-les dans vos agendas respectifs pour ne pas oublier de les honorer. L’objectif est d’adapter les pratiques professionnelles de votre collaborateur et les vôtres afin de permettre la mise en œuvre de vos objectifs communs. Rappelez-vous que vous apprenez à travailler ensemble.

Assurez-vous que votre nouvelle recrue bénéficie d’une mission claire, des moyens adaptés et de votre soutien opérationnel en cas de difficultés.

Exigez de son côté un point sur l’avancée des tâches que vous lui avez confiées, la description de ses zones de confort et ses zones d’inconfort. Enfin, pour anticiper de possibles difficultés, demandez-lui qu’il exprime ses réserves s’il en a sur la poursuite de sa mission.

Attention, si vous souhaitez mettre fin à la période d’essai de votre collaborateur, soyez vigilant sur les dates en calculant un rétro-planning de vos possibilités (organisez vos points à date avant pour pouvoir prendre une décision et en informer votre collaborateur à temps par écrit). Gardez en mémoire que la période d’essai est assortie de délais de prévenance. Consultez votre Convention Collective pour en avoir le détail.

On se réfère en politique au mythe des 100 jours. Mais l’entrepreneur n’est pas en reste. Pour qu’un salarié se sente pleinement épanoui à son poste de travail, il doit se sentir considéré, encouragé et motivé. Et tout se joue durant les premiers mois de votre collaboration.

• Pour mieux considérer votre salarié, faites-lui une place dans votre organisation : mentionnez son nom dans l’organigramme interne, entrez son nom dans les listings et logiciels opérationnels (plannings, prise de commande, pourboires), remettez-lui du matériel à son nom (ex : un badge, un carnet de commande, une tablette, un tablier, une toque…)
• Pour mieux encourager votre salarié, exprimez-lui - le jour de son intégration et dans les premières semaines de son contrat - votre plaisir de l’avoir recruté et de le compter au sein de votre équipe. Accueillez-le chaleureusement, présentez-lui ses collègues, faites-lui visiter les locaux. Il doit pouvoir par cela prendre de premiers repères. Indiquez-lui vos attentes pour sa première journée, ses horaires, les us et coutumes internes (pauses, pause-déjeuner, tenue, menus, prise de commande, moyens de paiement, habitudes de votre clientèle…) L’objectif de cette étape est qu’il se présente à son poste de travail le second jour.
• La motivation est intimement liée avec la capacité d’un salarié à se projeter au sein de votre établissement dans le futur et à y prendre plaisir. Pour mieux motiver votre salarié, il aura besoin de comprendre :
  - la stratégie de votre entreprise ?
  - ses difficultés et comment les surmonter en équipe ?
  - sur quels points il doit être autonome et sur quels points vous pouvez le soutenir ?
  - le rôle précis que vous souhaitez le voir jouer dans le succès de votre stratégie ?
  - en quoi ce succès lui bénéficiera à titre individuel ?